Maîtriser la technologie du courrier électronique
- Financière First National SEC
Comme nous vous l’avons mentionné plus tôt, deux facteurs favorisent le rendement et le flux du travail en ce qui concerne les courriels : l’attitude et les habitudes personnelles, dont nous avons parlé dans la première partie, et la technologie derrière le fonctionnement des courriels. Nous allons régler cette question maintenant, dans cette deuxième partie.
La technologie derrière les courriels
De nombreux clients et services de courriel sont offerts sur le marché, les deux principaux étant Gmail de Google et Outlook de Microsoft. On estime que plus d’un milliard d’utilisateurs ont recours à ces derniers. C’est d’ailleurs fort probablement votre cas.
Quel que soit le système utilisé, il faut en premier lieu vous assurer d’activer les notifications de courriel, tout simplement. Ainsi, quoi que vous fassiez à l’ordinateur, vous recevrez une alerte à la réception d’un courriel. Chaque notification présente un aperçu du courriel en précisant qui en est l’émetteur. Avec ces renseignements, vous pouvez rapidement décider si un courriel entrant nécessite votre attention immédiate. Gmail et Outlook vous permettent tous deux de personnaliser vos notifications selon divers paramètres, notamment l’importance, l’objet et l’émetteur du courriel.
Gmail et Outlook sont des plateformes hautement personnalisables. Vous pouvez configurer les dossiers ainsi qu’une variété de filtres (Gmail) ou de règles (Outlook) afin de trier vos courriels avant même qu’ils n’atteignent votre boîte de réception. Il y a littéralement des douzaines d’options qui conviennent à pratiquement tous les flux de travail. De plus, des centaines d’applications mises au point par des tiers sont offertes en téléchargement au cas où Gmail ou Outlook ne vous propose aucune option qui réponde exactement à l’un de vos besoins. Vous n’avez donc pas à composer avec les paramètres par défaut de ces plateformes. Vous pouvez les configurer à votre avantage.
Il y a tellement de méthodes de travail et de configurations possibles qu’il faudrait rédiger un livre pour en faire le tour. (La série réputée « Pour les Nuls » propose un manuel sur Outlook et un autre qui couvre les applications de Google en général.)
Il y a aussi, évidemment, d’innombrables ressources en ligne qui offrent de l’aide et des conseils. Nous avons consulté une douzaine d’entre elles et en avons trouvé plusieurs qui fournissaient des conseils simples et pratiques à l’intention des utilisateurs moins expérimentés avec les technologies.
En voici quelques-unes qui, selon nous, offraient les meilleurs conseils pour les débutants.
Ressources sur Outlook :
http://www.makeuseof.com/tag/6-best-practices-outlook-boost-workflow/
http://www.alphr.com/software/6990/the-18-best-outlook-tips-for-increasing-productivity-become-an-outlook-jedi-with-our/page/0/1
Ressource sur Gmail :
https://authoritylabs.com/blog/16-gmail-features-you-should-be-using/
Vous pouvez également consulter le conseil scolaire ou le collège communautaire de votre région. Ces établissements donnent régulièrement des cours à temps partiel sur les courriels et plusieurs autres applications ou programmes utilisés dans le cadre du travail.