Les courriels comme nous les connaissons aujourd’hui existent depuis plus de 50 ans. Ils ont évolué depuis leur première forme, développée dans les années 1960, afin de devenir l’outil de communication essentiel que nous connaissons aujourd’hui. Dans un domaine comme celui des prêts hypothécaires, qui repose sur l’établissement et le maintien de relations, il s’agit d’un outil indispensable, mais qui peut aussi être accablant.
Certaines personnes se retrouvent esclaves de leur boîte de réception. Une enquête a révélé que les travailleurs perdent jusqu’à 25 % de leur temps utile à se reconcentrer sur la tâche qu’ils effectuaient avant de l’interrompre pour lire un courriel. Une autre enquête a démontré que les directeurs financiers estiment perdre près de 10 % du temps qu’ils consacrent à leurs courriels. Selon les directeurs financiers, les deux plus grands coupables sont les courriels indésirables et les messages interminables.
Vous devez prendre en considération deux facteurs clés afin de mettre un terme à la tyrannie de votre boîte de réception et d’améliorer la gestion de vos courriels. Le premier concerne la technologie et le fait d’apprendre à en tirer le meilleur parti. Le second se rapporte à votre attitude et à vos habitudes en matière de communication par courriel. Nous traiterons de celui-ci en premier.
Habitudes à adopter pour gérer ses courriels plus efficacement :
Limitez le temps que vous consacrez à vos courriels
Réduisez la fréquence à laquelle vous consultez vos courriels : à chaque heure ou à des moments précis de la journée. Il est peu probable que vous deviez lire un courriel et y répondre immédiatement. Activez les alertes pour voir d’un coup d’œil les rares cas où vous devez vraiment agir sans tarder.
Déterminez ce que vous voulez et ce dont vous avez besoin
Établissez clairement vos priorités. Soyez le plus précis possible lorsque vous posez une question ou que vous rédigez une réponse.
Soyez concis
Tout comme vous, les personnes à qui vous envoyez des courriels en reçoivent probablement beaucoup trop. Il est donc préférable d’être concis. Soyez aussi direct et précis que possible. Indiquez clairement le sujet du message dans l’objet ou la première phrase du courriel. Faites attention, toutefois, au ton que vous adoptez. Vous devez être bref, sans être sec. Efforcez-vous d’utiliser un langage neutre. Préférez les phrases comme « voici ce qui doit être fait » à celles de type « vous devez faire ceci ».
N’hésitez pas à supprimer des courriels
De nombreuses boîtes de réception débordent de réponses à tous inutiles, de copies conformes non nécessaires et de transferts non voulus. Débarrassez-vous de ces messages et soyez intransigeant; en cas de doute, supprimez-les.
N’oubliez pas qu’un courriel n’est pas toujours la meilleure solution
Un courriel ne remplace pas toujours un appel ou une discussion en personne. Le ton de la voix et le langage corporel sont des modes de communication beaucoup plus efficaces qu’un message écrit. Si vous échangez trois ou quatre courriels sur un même sujet ou point, vous devriez probablement téléphoner à la personne.
Dans la deuxième partie, nous vous donnerons des conseils pour tirer le meilleur parti de la technologie des courriels et personnaliser votre boîte de réception afin d’être mieux organisé et d’améliorer votre productivité.